Công cụ dành cho Business Analyst – Blaoman đã sử dụng những tools nào trong công việc BA
- June 06, 2021
- by
- Tony Nguyen
Lộ trình tự học business analysis – Phân tích nghiệp vụ.
Xin chào các bạn. Chủ nhật tuần này mình lại giới thiệu đến các bạn một bài viết dành cho các bạn mới bắt đầu tìm hiểu nghề Business analyst. Bài viết giúp cho các bạn đang tự học Business analyst sẽ dễ dàng có định hướng hơn trong quá trình tự học và làm việc trong công việc BA.
Như các bạn đã biết, BA để làm tốt cần nhiều kĩ năng khác nhau. Khi bắt đầu vào dự án, tức là vào công việc thực tế thì bắt buộc bạn cần biết sử dụng các công cụ (tools) để hỗ trợ cho công việc Business analyst (phân tích nghiệp vụ)
Từ kinh nghiệm thực tế, Blaoman sẽ chia sẻ đến bạn một số công cụ phố biến mà BA thường hay sử dụng. Khi các bạn đã biết các công cụ cơ bản này thì sẽ dễ tiếp cận công việc hơn. Và thực tế chỉ cần biết 1 nhóm công cụ rồi thì khi qua một tools mới tương tự bạn cũng sẽ học nhanh hơn.
Các bạn mới đang tự học BA thì cũng có thể tải các công cụ này, tìm hiểu và khi phỏng vấn hay tiếp cận dự án cũng nhanh hơn.
Blaoman sẽ chia công cụ làm 3 nhóm chính, nhóm này cũng dựa vào quy trình chính của BA mà mình tự tổng hợp nên. Mình sẽ có 1 bài viết để giới thiệu về quy trình chính của BA theo chuẩn IIBA. Về cơ bản công cụ sẽ giúp các Business Analyst trong việc:
- Nghiên cứu, học hỏi
- Phân tích
- Tổng hợp tài liệu
Hãy học cách sử dụng nó một cách thông minh và hiệu quả nhất. Blaoman từng làm về digital marketing nên khá hiểu về công cụ này. Bản chất của việc tìm kiếm từ khóa thì dựa trên SEO. Tức là khi tìm kiếm một từ khóa nào đó thì sẽ có những website sẽ xuất hiện nhờ thứ hạng cao. Việc cần là bạn nên biết sử dụng tìm kiếm từ khóa chính xác, sát nghĩa thì sẽ ra được kết quả đúng mong muốn.
Ngoài tìm kiếm về bài viết, thì bạn có thể tìm kiếm hình ảnh, video…Xác định nguồn uy tín của bài viết và sau đó so sánh, tổng hợp để đạt được mục tiêu mong muốn. Hãy ghi nhớ nguyên tắc chỉ là tham khảo.
Cách để sử dụng google hiệu quả đó là:
- Nghiên cứu từ khóa trước khi tìm kiếm
- Tìm kiếm các từ khóa liên quan
- Tìm kiếm các bài báo khoa học
- Tìm đọc các bài viết của blog cá nhân uy tín
- Tìm kiếm hình ảnh cùng loại từ khóa với bài viết
- Tìm kiếm qua youtube
- Chọn lọc và so sánh kết quả
- Sử dụng google của trình duyệt ẩn danh để tìm kiếm.
Ví dụ bạn đang muốn tìm quyển sách Babok 3 PDF thì bạn lên Google và gõ: ” sách babok v3” . Các bạn thử vào Google tìm kiếm cụm từ trên và chờ xem có ra kết quả giống mình không nhé.
Stack Overflow
Stack Overflow là tên gọi của 1 website mà nơi đó các lập trình viên hoặc kĩ thuật viên có thể đặt câu hỏi về công nghệ và sẽ được cộng đồng rộng lớn giải đáp. Khi gặp các khó khăn sâu về mặt kĩ thuật hoặc tham khảo ý tưởng 1 hệ thống thì Blaoman hay lên website này để đọc tham khảo. Ví dụ công ty đang sắp làm 1 dự án về website tuyển dụng việc làm. Mình muốn biết 1 hệ thống website tuyển dụng thì có những chức năng chính nào, use case ra sao thì bạn chỉ cần tìm kiếm từ khóa và sẽ có nhiều kết quả cũng như chủ đề thảo luận giúp bạn Brainstorming nhanh hơn. Dưới đây là ví dụ về tìm kiếm use case trên website này:
Microsoft word, Powerpoint, excel
Trước khi đi vào các công cụ khác, với Business analyst thì bắt buộc phải sử dụng thành thạo 3 công cụ liệt kê dưới đấy.
Word: Hầu hết các BA đều viết tài liệu trên Word nên bạn cần nắm chắc tính năng, soạn thảo nhanh, đúng định dạng. Các template tài liệu như SRS, URD, BRD… chủ yếu viết trên word nên các bạn phải nắm chắc về về định dạng trong word, review, tracking change, …Các bạn sinh viên có nhiều thời gian thì hãy tập trung lên Youtube, Google để học và thực hành để thành thạo công cụ này.
Dù làm BA hay công việc khác thì word vẫn luôn cần thiết. Bạn hãy thành thạo từng những điều cơ bản nhất. Thường những điều cơ bản là những thứ quan trọng và khó thay thế.
Powerpoint: Ngoài việc thành thạo word, thì Powerpoint là công cụ bạn nên đầu tư để có thể soạn thảo, thiết kế cho mình 1 slide chỉn chu, trình bày tốt ý tưởng. Công việc của BA sẽ làm nhiều đến việc thuyết trình, trình bày cho các bên liên quan trong dự án. Vì vậy các bạn cũng nên tự học, thiết kế cho mình những bộ slide đẹp, tối giản và đặc biệt là vừa đủ để truyền đạt nội dung. Đừng quá nhiều hiệu ứng và màu mè làm giảm sự tập trung nội dung.
Excel: Công cụ vô cùng quan trọng, việc BA thường xuyên làm việc với các bảng tính đòi hỏi bạn cần biết định dạng và các hàm cơ bản. Biết đọc hàm để suy ra những logic, business rule để mô tả lại, xây dựng lại hệ thống. Nếu chưa thành thạo, bạn hãy tự học excel nhé.
Microsoft Visio
Visio là công cụ giúp bạn vẽ được những UML bản đồ trong quá trình phân tích và yêu cầu hóa tài liệu. Visio rất mạnh trong công việc này. Visio cho phép bạn vẽ nhanh theo các mẫu có sẵn, thao tác dễ dàng và có thể đưa tệp trực tiếp vào từ tài liệu như:
- Lớp sơ đồ (Sơ đồ lớp )
- Sơ đồ an object ( Object Diagram )
- Sơ đồ tình trạng sử dụng ( Sơ đồ các trường hợp sử dụng )
- Sơ đồ trình tự ( Chuỗi Diagram )
- Sơ đồ cộng tác ( Collaboration Diagram hay là composite cấu Diagram )
- Trạng thái sơ đồ ( State Machine Diagram )
- Sơ đồ components ( Component Diagram )
- Hoạt động sơ đồ (Sơ đồ hoạt động )
Bài sau Blaoman sẽ giới thiệu các bạn một số loại sơ đồ UML mà BA thường hay sử dụng trong quá trình phân tích yêu cầu.
Các bạn có thể tải Visio về và bắt đầu vẽ cho mình những sơ đồ đầu tiên nhé. Không có cách gì học công cụ nhanh hơn là trực tiếp thực hành trên chính công cụ đó.
Draw.io – Diagrams.net
Đây là công cụ bạn sử dụng thay thế Visio. Draw.io cho phép bạn vẽ online trên trình duyệt. Dễ dàng chia sẻ và cộng tác. Đó là điểm mạnh của Draw.io. Nhưng về lâu dài, mình sử dụng thấy vẫn không đầy đủ được như Visio. Đây là giải pháp thay thế giúp bạn vẽ nhanh khi chưa thể cài đặt được Visio. Blaoman cũng đã có 1 bài viết đầy đủ về công cụ này bạn vào để đọc chi tiết hơn nhé.
Bạn tìm hiểu thử nhé. https://blaoman.com/draw-io-diagram-net-cong-cu-huu-ich-danh-cho-business-analyst/
Tools Balsamiq
Tiếp tục đến công việc khơi gợi, phân tích và tài liệu hóa yêu cầu. Quá trình này cần một số công cụ hỗ trợ nó. Và Balsamiq là công cụ cực kỳ hữu ích cho việc BA lên mockup. Công cụ này sinh ra đúng là cho việc mẽ wireframe, mockup nhanh nhất.
Nếu bạn chưa biết về wireframe, mockup, prototype là gì thì bạn đọc bài viết này nhé. https://blaoman.com/su-khac-biet-giua-wireframe-mockup-va-prototype/
Hầu hết BA đều biết sử dụng công cụ Balsamiq. Điểm mạnh của nó là dễ dàng sử dụng ngay từ bắt đầu, vừa đủ và không quá phức tạp.
Hầu hết BA các tổ chức đều yêu cầu biết sử dụng công cụ Balsamiq. Bạn đọc bài viết này của Blaoman để biết thêm về Balsamiq nhé. Hãy tải xuống và vẽ cho mình những wireframe đầu tiên.
Axure
Mockup không đôi khi là chưa đủ. BA có thể phải làm kiếm thêm task UX nếu doanh nghiệp không có vị trí này. Hoặc ngược lại có UX kiêm task BA. Điểm mạnh của Axure đó chính là thiết kế protype động. Tức như một app, web, cho phép bạn đưa điều kiện vào trong thiết kế. Điều đặc biệt nữa là Axure cho phép bạn làm theo team. Tức là mỗi thành viên làm một task trong cùng 1 dự án và đẩy lên clound để cùng tham khảo và chia sẻ. Tất nhiên đây là phần mềm có phí khá cao.
Nếu có nhiều bạn quan tâm đến chủ đề này. Blaoman sẽ làm các bài viết và video hướng dẫn cơ bản về công cụ Axure.
Jira
Jira là một ứng dụng theo dõi và quản lý dự án, được phát triển bởi công ty phần mềm Atlassian của Australia. Cách thức hoạt động của JIRA dựa vào trọng tâm là kết quả công việc. Jira cho phép quản lý, theo dõi, chia sẻ dự án.
Bạn nào đang làm dự án kiểu Agile/Scrum thì đều biết đến Jira. Công cụ rất mạnh trong việc quản lý dự án, giao việc, cộng tác và tập trung. Bạn có thể đăng ký để trải nhiệm thử Jira nếu chưa từng sử dụng nhé.
Confluence
Kết hợp với Jira thì ta có Confluence. Confluence cho phép bạn note, viết tất cả những thứ liên quan đến dự án. Về phương diện BA thì Confluence hỗ trợ việc viết tài liệu rất nhanh, vừa đủ. Mình thích Confluence vì tính tiện dụng đặc biệt là việc chia sẻ và review tài liệu cực nhanh, hiệu quả.
Đọc thêm bài dưới đây của mình để biết thêm về Confluence nhé.
Trello
Nếu bạn đang làm team nhỏ, cần một ứng dụng nhỏ để quản lý công việc, theo dõi và cộng tác thì Trello là một lựa chọn hợp lý cho bạn. Mình sử dụng Trello một thời gian để quản lý dự án cũng rất thuận tiện. Hoặc bạn có thể sử dụng để tự quản lý tiến độ các dự án của riêng mình nếu đang làm tự do. Bạn là sinh viên thì cũng có thể thử sử dụng Trello để quản lý việc học để dần làm quen với công cụ này.
Bài viết này Blaoman giới thiệu các công cụ (tools) mà BA (Business analyst) thường hay sử dụng trong công việc. Nếu bạn đang bắt đầu với nghề BA thì có thể bắt đầu với những công cụ này nhé.
Note: Các bài viết tại đây là của cá nhân mình, không liên quan đến tổ chức, cá nhân nào khác vì vậy các đơn vị, cá nhân trích bài viết vui lòng đọc kỹ yêu cầu về Bản Quyền-Cộng Tác trước khi sao chép hoặc trích dẫn nội dung và hình ảnh của blog.
Blaoman – Business analyst Blog
