Confluence là gì? Vì Sao Business analyst nên sử dụng CONFLUENCE để viết và quản lý tài liệu

Confluence là gì? Vì Sao Business analyst nên sử dụng CONFLUENCE để viết và quản lý tài liệu

Chào các bạn, mình lại trở lại với một bài viết mới vào sáng chủ nhật. Như thường lệ, mỗi tuần Blaoman sẽ chia sẻ một bài viết lên blog. Nếu bạn quan tâm đến lĩnh vực BA, phát triển Product và phát triển bản thân thì cùng theo dõi Blog của mình nhé. Blaoman mong muốn rằng, nếu tình cờ bạn ghé thăm blog Blaoman, thì những bài viết tại Blog này của mình sẽ giúp chia sẻ đến mọi người một vài kiến thức, kinh nghiệm hoặc trải nghiệm hữu ích và thú vị nào đó.

Đợt này mình đang làm dự án kiểu Agile/Scrum. Mình sẽ có một bài viết giới thiệu với Agile/Scrum vào thời gian tới về quy trình phát triển phần mềm. Vì triển khai Scrum nên team mình đang sử dụng các công cụ hỗ trợ cho việc cộng tác nhóm của https://www.atlassian.com/. Công việc mình là BA nên mình đã sử dụng Confluence để viết và chia sẻ, lưu trữ tài liệu.

Trước đây, mình sử dụng word để viết tài liệu BRD, SRS, User Story. Word có điểm mạnh là phổ biến, dễ dùng. Nhưng nếu nói về việc làm việc nhóm thì khá hạn chế. Đặc biệt là việc các team review tài liệu và comment, chỉnh sửa mất khá nhiều thời gian gửi qua gửi lại. Cập nhật phiên bản tài liệu cũng khá khó khăn. Vì vậy mình đã sử dụng confluence để thay thế word.

Blaoman sẽ có một series bài viết về Confluence để chia sẻ những nội dung về việc sử dụng công cụ này trong việc quản lý và phát triển dự án.

Confluence là gì?

Confluence là không gian làm việc nhóm, nơi kết hợp giữa kiến ​​thức và sự cộng tác nhóm. Các trang động cung cấp cho nhóm của bạn một nơi để tạo, nắm bắt và cộng tác trong bất kỳ dự án hoặc ý tưởng nào. Space giúp nhóm của bạn cấu trúc, tổ chức và chia sẻ công việc, vì vậy mọi thành viên trong nhóm đều có khả năng hiểu biết về quy định và tiếp cận thông tin một cách thuận lợi và nhanh chóng nhất.

Confluence ra đời từ 2004 thuộc sở hữu của Atlassian. Một gã khổng lồ về các công cụ hỗ trợ quản lý và phát triển dự án chuyên nghiệp. Confluence phù hợp với mọi loại hình team. Từ nhỏ cho đến công ty lớn. Có phiên bản miễn phí cho bạn trải nghiệm thử.

Hosting options – Nơi lưu trữ dữ liệu.

Confluence cho phép bạn có 3 phương án để lưu trữ và quản lý dữ liệu.

Cloud

Với Confluence Cloud cho phép bạn lưu trữ trang web của bạn – không cần máy chủ, bộ nhớ hoặc bảo trì. Bạn sẽ có quyền truy cập ngay vào các tính năng mới nhất với các nâng cấp tự động, hiệu suất tối ưu và quy mô bằng cách sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây AWS.

Data Center

Trung tâm dữ liệu hợp lưu là một giải pháp tự quản lý cung cấp cho các tổ chức các tùy chọn cấu hình để đáp ứng nhu cầu cộng tác nhóm. Chế độ chỉ đọc và tính linh hoạt khi triển khai với các nhà cung cấp LaaS như AWS và Azure cho phép truy cập không bị gián đoạn và mở rộng quy mô để đáp ứng nhu cầu của người dùng.

Server

Lưu trữ Máy chủ Hợp lưu trên phần cứng của riêng bạn và tùy chỉnh thiết lập của bạn theo cách bạn muốn. Tùy chọn này là tốt nhất cho các nhóm cần quản lý tất cả các chi tiết, thực thi các yêu cầu nghiêm ngặt hơn về quản trị dữ liệu và không bận tâm đến sự phức tạp bổ sung của việc lưu trữ chính họ. Nôm na là sẽ cài đặt Confluence trên chính Server công ty của bạn. Đảm bảo bảo mật và quản trị dữ liệu.

Key terms – Những nội dung quan trọng trên Confluence.

Page – Trang

Page là nơi bạn có thể tạo và viết, chia sẻ tất cả những nội dung liên quan đến dự án. Bạn có thể tạo các trang cho hầu hết mọi thứ, từ kế hoạch dự án đến ghi chú cuộc họp, hướng dẫn khắc phục sự cố, chính sách, v.v. Confluence đi kèm với các mẫu để giúp bạn tạo các trang đẹp cho hầu hết mọi loại nội dung. Nếu bạn không thể tìm thấy mẫu cho loại nội dung bạn muốn tạo, bạn luôn có thể bắt đầu với một trang trống.

Đây là một trang mình tạo. Từ khi dùng confluence để viết Doc như Use case, User story, SAR, tech spec… mình thấy cuộc đời BA sướng hơn 1 tý. Tài liệu bên mình thì nhiều bộ phận review nên gửi qua gửi lại cái bản word thật khổ, và khi comment rất thiếu real time. Khi dùng confluence bạn chỉ cần tạo cho mình 1 template chuẩn rồi cứ thế viết. Đặc biệt là việc review, comment cho team thì vô cùng tiện lợi. Chat trao đổi nhanh, gửi link xem luôn chứ không cần qua các kênh khác nữa. Đủ các tính năng để viết một tài liệu tốt.

Space – Không gian

Trang thì được lưu giữ trong Space. Bạn có thể tạo cho mình 1 cây thư mục trong space. Ví dụ chức năng login là lớn thì có thể có logi bằng user name, logi bằng gmail, login bằng mạng xã hội như facebook. …

Việc quản lý bằng space giúp bạn có cái nhìn tổng quan đâu mà tính năng lơn Epic – Đâu là những tính năng con liên quan và đỡ mất thời gian cho bạn. Mình sẽ viết 1 tài liệu hoàn chỉnh để các bạn hiểu rõ hơn về Space.

Ví dụ đây là 1 user story mà mình viết trên page của confluence.

Nếu team bạn đang gặp khó khăn việc viết và chia sẻ tài liệu một cách nhanh chóng thì có thể tìm hiểu thêm Confluence thử nhé. Mình tin công cụ này giúp bạn làm việc nhanh và hiệu quả hơn.

Facebook Comments

Cảm ơn bạn đã ghé thăm website Blaoman. Đây là nơi mình chia sẽ những trải nghiệm trong cuộc sống và công việc IT BA đang làm, phát triển product trong lĩnh vực công nghệ. Một chút về lối sống tối giản, sách, kinh doanh và phát triển bản thân. Mình bắt đầu với Blaoman với mục tiêu giúp mình tốt hơn mỗi ngày. Và biết đâu đó những chia sẻ này cũng giúp ích đến những bạn đã tình cờ ghé thăm blog của mình! Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết.

Leave a reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

×
error: Content is protected !!