Business analyst là gì?

Business Analyst là người thực hiện những công việc cho phép sự thay đổi của tổ chức theo hướng tích cực thông qua việc tìm hiểu các nhu cầu thực tế tổ chức, phân tích, đề xuất các giải pháp mang lại giá trị cho các bên liên quan .

Chào các bạn,

Mình lại quay trở lại với chủ đề Business Analyst.

1. Business analysis là gì

Dạo gần đây có nhiều bạn hỏi mình tại group hoặc inbox là nên học ngành Business Analyst ở trường nào. Và có vẻ các bạn đang nhầm lẫn chút giữa Business Analystic và Business Analyst. Hiện tại theo mình tìm hiểu thì chưa có ngành phân tích nghiệp vụ (Business analyst) còn các ngành Business Analystic thì có vài trường mới mở, theo xu hướng phân tích dữ liệu. Nếu bạn vào xem nội dung chương trình thì ít liên quan đến công việc phân tích nghiệp vụ. Mình sẽ có một bài chia sẻ về sư khách nhau giữa 2 vị trí trên ở thị trường.

Nếu bạn đặt câu hỏi là Business Analyst là làm gì thì sẽ rất nhiều câu trả lời, định nghĩa, mô tả khác nhau từ nhiều người khác nhau?

Có bạn thì nói là cầu nối giữa kinh doanh và IT, có bạn thì nói là người BA sẽ là người triển khai giải pháp… Vì sao lại có nhiều định nghĩa khác nhau về Business Analyst như vậy? Theo mình nghĩ chủ yếu công việc người BA ở từng dự án, từng mô hình công ty khác nhau nên thường mọi người sẽ chia sẻ đúng việc mình làm. Để có cái nhìn tổng quan hơn và chuẩn hơn, ở đây mình sẽ lấy định nghĩa của tổ chức IIBA. IIBA là tổ chức lớn và uy tín nhất về lĩnh vực Business Analyst.

“Business analysis the practice of enabling change in an enterprise by defining needs and recommending solutions that deliver value to stakeholders. Business analysis enables an enterprise to articulate needs and the rationale for change, and to design and describe solutions that deliver value“. IIBA Babok v3

Vậy công việc Business analysis là cho phép sự thay đổi của doanh nghiệp theo hướng tích cực thông qua việc xác định nhu cầu và đề xuất giải pháp mang lại giá trị cho các bên liên quan (stakeholder).  Phân tích nghiệp vụ cho phép doanh nghiệp đưa ra những nhu cầu và lý do cần thay đổi, đồng thời thiết kế và mô tả các giải pháp mang lại giá trị.

Phân tích nghiệp vụ là việc đưa ra những sang kiến thay đổi trong doanh nghiệp. Sáng kiến thay đổi đó có thể là ở tầm chiến lược (strategic), chiến thuật (Initiatives) hoặc hoạt động (Operational).

Phân tích nghiệp vụ có thể được được thực hiện trong phạm vi của một dự án hoặc trong suốt quá trình phát triển doanh nghiệp và cải tiến liên tục của một tổ chức, một doanh nghiệp.

Phân tích nghiệp vụ cho phép xác định trạng thái của hiện tại, xác định trạng thái tương lai và xác định các hoạt động cần thiết để chuyển từ trạng thái hiện tại sang trạng thái tương lai (trạng thái tốt hơn nhé, là giúp doanh nghiêp phát triển).

2. Business Analyst là ai?

Business Analyst là người thực hiện những công việc được mô tả như trên, bất kì vị trí gì và vai trò gì, title ra sao. Có thể nói trong cuộc sống ít nhiều mỗi chúng ta đã từng làm BA rồi. Và khi ai hỏi, phỏng vấn thì mình nghĩ các bạn cứ trả lời như trên là hợp lý.

BA sẽ là người chịu trách nhiệm khám phá, phân tích, tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau trong một doanh nghiệp. Các nguồn đó có thể là quy trình hoạt động của doanh nghiệp, các loại tài liệu liên quan, các công cụ mà doanh nghiệp đang sử dụng.

Business analyst có nhiệm vụ khơi gợi (elicitation) yêu cầu thực tế của các bên liên quan để hiểu rõ vấn đề thực tế là gì, phân tích và đưa ra giải pháp phù hợp.

Thực tế BA đóng vai trò quan trọng trong việc sắp xếp các giải pháp giúp giải quyết vấn đề của các bên liên quan.

Những việc mà Business analyst thường phải làm trong một tổ chức hoặc dự án thường là:

• Đầu tiên, BA cần thực sự hiểu được vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải là gì, đừng đi ngay vài giải pháp. Hãy tìm hiểu đúng vấn đề thực tế mà doanh nghiệp, tổ chức đang gặp phải để đi đúng hướng. Tránh việc đưa ra giải pháp không giải quyết đúng vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải.
• BA cần phân tích yêu cầu và các giải pháp
• BA đưa ra chiến lược phát triển
• BA tạo điều kiện và phố hợp với các bên liên quan để giải quyết mục tiêu đã đề ra

10 Vai trò phổ biến Business Analyst trên thị trường

Business architect:

Đây là người đóng vai trò cực kì quan trọng trong doanh nghiệp. Thường các doanh nghiệp lớp mới có vị trí này riêng. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì là CEO hoặc COO đảm nhận luôn. Đây là người phân tích, đưa ra các chiến lược giúp công ty phát triển.

Business systems analyst:

Đây là người cầu nối giữa bộ phận kinh doanh và IT. Đưa ra các giải pháp về mặt công nghệ (CNTT) để giúp giải quyết các bài toán của doanh nghiệp đặt ra.

Data analyst:

Đây là vị trí liên quan đến việc phân tích dữ liệu. Từ các nguồn data của doanh nghiệp DA sẽ sử dụng những công cụ, kĩ năng khác nhau để phân tích số liệu, giúp doanh nghiệp đưa ra giải pháp dựa trên data driven. Đây là một vị trí có tiềm năng phát triển cao.

Enterprise analyst:

Vị trí này thường xác định cấu trúc kinh doanh, cấu trúc doanh nghiệp, phân tích kinh doanh và đưa ra các giải pháp về mặt kinh doanh, công nghệ giúp doanh nghiệp phát triển

Funtional consultan:

Vị trí này trực tiếp tư vấn triển khai các hệ thống có sẵn giúp quản lý và phát triển doanh nghiệp như SAP ERP, Saleforces CRM.

Process analyst: Đây là vị trí liên quan đến việc phân tích và đề xuất giải pháp liên quan đến quy trình của tổ chức. Đối với các tổ chức lớp, có quy trình nghiệp vụ phức tạp thì BA sẽ làm tập trung vào phần này, ví dụ các tổ chức tài chính, bảo hiểm, luật, hành chính nhà nước.

Product manager

Đây là vị trí khá phổ biến trong thị trường hiện này. Vị trí này cũng cần nhiều kĩ năng BA. Product manager sẽ là người chịu trách nhiệm lớn nhất về sản phẩm. Bao gôm cả về mặt công nghệ, tính năng, sự phát triển, khả năng mở rộng của sản phẩm. Product manager cần nhiều kĩ năng khác nhau cả về BA, Tech, Sales, Marketing, Business, Finance, UX, CX…

Product owner:

Đây là vị trí nằm trong quy trình Agile/Scrum. PO chịu trách nhiệm về tính năng của sản phẩm, khả năng phát triển của sản phẩm. PO phối hợp development team để phát triển sản phẩm. Vị trí này cũng cần nhiều kĩ năng BA và sales, marketing. Hiện tại thị trường tuyển nhiều vị trí này.

Requirements engineer

Đây là vị trí làm trực tiếp về yêu cầu. Vị trí này sẽ xác định, phân tích, tổng hợp, mô tả các loại yêu cầu. Công việc này nó sát với IT BA, liên quan đến việc phân tích và tài liệu hóa yêu cầu. Vị trí này phổ biến ở các công ty kĩ thuật phần mềm.

System analyst

Đây là vị trí làm ở tầng kiến trúc hệ thống. Vị trí này đòi hỏi nhiều kĩ năng, kiến thức liên quan đến công nghệ.

4. Những Stakeholder Business Analyst thường xuyên làm việc cùng

Dưới đây là danh sách những bên liên quan (stakeholder) mà Business Analyst thường xuyên làm việc trong dự án. Các bạn có thể dùng check list này để tiếp cận dự án. Vì công việc của BA là tìm hiểu, khơi gợi, xác định nhu cầu của doanh nghiệp, đưa ra giải pháp giúp doanh nghiệp thay đổi theo hướng tích cực nên trong quá trình làm việc dự án cần tương tác với các bên liên quan khác nhau. Dưới đây là danh sách các stakeholder liên quan bạn cần quan tâm khi vào dự án.

Customers:

Khác hàng của dự án. BA thường xuyên làm việc vào trao đổi với khách hàng.  BA làm trong dự án cũng cần xác định rõ và chính

Domain subject matter expert:

Tức là một chuyên gia trong lĩnh vực mà BA tham gia phát triển. Ví dụ như chuyên gia về mảng dầu khí, tài chính, bảo hiểm. Người này đã có rất nhiều kinh nghiệm về lĩnh vực họ đang phụ trách.

User:

Tức là những người sử dụng hệ thống. Bao gồm cả khách hàng, nhân viên nội bộ và các stakeholder liên quan. Thường hay có sự nhầm lẫn giữa Customer và User, BA nên chú ý đoạn này nhé.

Implementation expert

Là người chuyên triển khai dự án.

Project Manager

Quản lý dự án. Người trực tiếp quản lý con người, thời gian, chi phí, phạm vi dự án. Hầu hết tất cả các dự án truyền thống đều có vị trí này.

Regulator:

Suplier

Tester

Sponsor

Là những người tài trợ cho dự án. Với những công ty start up thì đó có thể là những nhà đầu tư cá nhân, đại diện các quỹ đầu tư.

5. Chứng chỉ dành cho Business analyst

Hiện nay trên thế giới có 2 tổ chức lớn cấp chứng chỉ cho nghề Business analyst đó là IIBA và PMI.

PMI thì nổi tiếng với chứng chỉ PMP dành cho Project manager.

• Chứng chỉ PMI-PBA. Cũng là chứng chỉ dành cho Senior BA.

IIBA thì bao gồm các chứng chỉ sau:

• Chứng chỉ ECBA – IIBA. Yêu cầu 21 PD ( Profesional development)
• Chứng chỉ CCBA – IIBA. Yêu cầu 21 PD và 3750 giờ làm việc BA
• Chứng chỉ CCBP- IIBA. Đây là chứng chỉ cao nhất, yêu cầu 35 PD và 7500 giờ làm việc BA.

Về các chứng chỉ này chi phí và hướng dẫn thi mình sẽ chia sẻ tới mọi người ở một bài viết khác.
Bạn có thể xem kĩ hơn về 4 chứng chỉ phổ biến cho Business analyst tại đây.

6. Ví dụ thực tế Business Analsysis

Nãy giờ mình đã nói sơ về tổng quan Business Analsyis là gì và làm gì rồi. Bây giờ mình sẽ nêu ra một ví dụ thực tế cần sử dụng kĩ năng của người BA nhé.

Tình huống đặt ra: Hệ thống trà sữa X. Hiện tại có 5 cửa hàng tại Tp. Hồ Chí Minh. Vì dịch cúm Covid 19 nên lượng khách hàng giảm xuống rõ rệt. ông CEO nhìn tình hình 2 tháng kinh doanh tháng 1, tháng 2 không khả quan. Quyết định cắt giảm mặt bằng và nhân viên. Mục tiêu chỉ để lại 2 cửa hàng offline duy trì, còn lại tập trung bán online để gồng qua mùa lũ này.

Để bán hàng online thì bắt buộc liên kết với các đơn vị trung gian như grab, foody, Goviet…và có một website riêng cho hệ thống.

Ông CEO quyết định thuê đơn vị A, chuyên triển khai kênh thường mại điện tử.

Sau khi đơn vị A cử Sales làm việc xong thì bây giờ ông BA của đơn vị A sẽ làm việc trực tiếp để lấy yêu cầu và triển khai dự án.

Trong trường hợp này ông BA sẽ làm các việc sau:

1. Điều quan trọng nhất ông cần tìm hiểu đó là nhu cầu thật sự của CEO này là gì. Tức là curentstate
   
   
   1. Đó là chuỗi cửa hàng bán offline không hiệu quả do dịch. Thu không đủ chi, nếu không cắt giảm mặt bằng sẽ phá sản. Ông cần tìm ra giải pháp tiết kiệm chi phí và vẫn có thể duy trì được doanh số nhất định. Ở đây mình muốn nhấn mạnh đó là BA thực sự hiểu được khó khăn thực tế doanh nghiệp đang gặp phải, hiểu được thấu đáo về yêu cầu, từ đó đưa ra giải pháp mới phù hợp.
2. Sau khi hiểu nhu cầu xong. Ông BA sẽ đề xuất một số giải pháp như
   1. Mặt bằng nào đang có doanh số thấp, chi phí cao, âm nhiều nhất và tương lai khó khả thi mạnh dạn cắt.
   1. Giữ lại 2 mặt bằng có doanh số ổn nhất.
   1. Giải pháp về bán hàng online. 2 điểm trên thì BA chỉ nêu thêm ý kiến hoặc ít được quyết định nếu không phải nội bộ. Bây giờ giải pháp thực tế BA sẽ làm đó là xây dựng website bán hàng.
3. Xây dựng kênh website bán hàng thì cần.
4. BA sẽ xác định nhu cầu. Nhu cầu ở đây là khách hàng có thể đặt các món trà sữa online, thu COD.
5. Xác định các bên liên quan dự án: Như cái check list mình đưa ở trên thì liệt kê ra kiểu như sponsor thì ông CEO, khách hàng là những bạn order trà sửa, người dùng là nhân viên, khách hàng, triển khai xây web là đội tech của công ty A.
6. Xác định Scope dự án, dựa trên nhu cầu và nguồn lực. Ví dụ cần chạy nhanh để sống qua mùa lũ nên cần có thông tin sớm trong 2 tuần. Có khả năng đặt online. Tính năng liên kết thanh toán online triển khai sau. Có web để chạy marketing cái đã.
7. Tiếp theo là đi sâu vào yêu cầu kĩ thuật, functional và non-funtional của hệ thống. Khơi gợi, phân tích và lên mockup.
8. Sau khi xong tài liệu rồi thì triển khai cho team dev code, test và bàn giao khách hàng.

ở đây mình nêu ví dụ nhanh cho các bạn BA sẽ làm gì, hiểu cơ bản cho người mới bắt đầu. Thực tế sẽ phức tạp và bài bản hơn rất nhiều.

Nhưng có thể rút ra những điểm sau khi bạn là một BA bắt đầu 1 dự án.

1. Tiềm hiểu thực sự vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải là gì?
2. Những phạm vi mà dự án thực thi bao gồm dự án bắt đầu khi nào, kết thúc khi nào, chi phí ra sao, hoặc nếu liên tục thì có những giai đoạn nào.
3. Giai đoạn đầu dự án thì cần xác định có bao nhiêu giải pháp để giải quyết vấn đề ở mục 1. Vì sao lựa chọn nó, tiêu chí đánh giá và lựa chọn. Nêu ra được các ý chính như current state, issue, future state, vision của dự án. Cho người chủ dự án thấy bức tranh tổng thể của dự án.
4. Có bao nhiêu bên liên quan đến dự án. Đặc biệt với sản phẩm thì cần tập trung tối đa và người dùng để có được UX và CX tốt. Liên quan rất nhiều đến sales và marketing. Tức là liên quan đến sự sống còn của dự án.

Ok cơ bản bài này mình muốn giới thiệu Business analysis là gì. Business analyst là người tác động vào sự thay đổi của tổ chức theo hướng tích cực. BA tìm hiểu nhu cầu của tổ chức, phân tích, đánh giá, đưa ra giải pháp giúp tổ chức phát triển. BA không chỉ là một vị trí mà là tổng hợp các kĩ năng khác nhau, có nhiều công việc khác nhau cần kĩ năng BA.

Theo mình BA dễ để bắt đầu nhưng khó để master.

Cảm ơn bạn đã đọc bài viết này

Note: Trích bài viết vui lòng ghi nguồn: https://blaoman.com/